宾参加活动，除请柬外，还需专门发邀请信。请柬应提前一周至二周发出，以便被邀请人早做安排。请柬内容包括宴请的时间、地点、形式、主人的姓名(或单位名称)，有时还写明事由、服装、请客人答复等要求。请柬中文行文不用标点符号，括号除外，所提到的人名、单位、节日都应用全称。中文请柬行文中不写被邀请人姓名，其姓名写在请柬信封上，而主人姓名应印在落款处。落款不写时间。请柬格式与行文，中外文本差异较大，注意不能生搬硬套。请柬信封上被邀请人姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，国内凭请柬入场的场合，则应发每人一张。菜单制定宴请选菜主要考虑主宾的喜好与禁忌。例如：伊斯兰教人士用清真席，不喝酒，甚至不喝任何带酒精的饮料;印度教人士不吃牛肉;佛教人士吃素;也有因身体原因不能吃某种食品的。大型宴请，则应照顾到各个方面，在我国一般用清真。例如：我国在人民大会堂举行的国庆招待会，都采用清真菜肴。菜肴选择要有针对性，菜量要适当。海参、鲍鱼、鱼翅、燕窝等价格昂贵，有些客人并不喜欢，宜选用有本地特色的食品。无论何种宴请，事先均应开列菜单，并报请有关负责人同意。有外宾出席的宴会，需印制菜单并译成外文。国宴或小型宴会菜单每人一份。西餐菜单顺序是冷盘、汤、热菜、甜点、水果，中餐则把汤放在热菜之后(目前在涉外宴请时，中餐上菜顺序一般与西餐同)。席位安排国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，同样远近者，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定，同样远近者，右高左低。男女间隔安排，在国外流行女陪男，即以女主人为准，男主宾在女主人右侧，主宾夫人在男主人右侧。在我国宴请，习惯男陪男，女陪女，以便于谈话，即男主宾坐男主人右侧，主宾夫人坐女主人右侧。礼宾次序是排席位的主要依据。主宾身份高于主人，为表示尊重，可请主宾坐在主人的位置，主人则坐主宾位置，第二主人坐在主宾的左侧。但也可按常规安排。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席时，可请其他身份适当的女士作第二主人。如无合适人选，也可把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。在许多国家，译员不入席，坐在主人和主宾身后。我一般将译员安排在主宾右侧(圆桌)或主人左侧、对面(长桌)。