全国版会计证《电算化》第四章第二节电算化系统初始化讲义

　　(二)系统初始化

　　1、设置选项。

　　首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。这些设置对后面的操作将产生影响，因此在设置时要小心，考虑周全。

　　1.凭证控制设置

　　(1)制单控制：在填制凭证时，系统所能够进行的控制。

　　●制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。

　　●资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

　　●可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目(如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目)，一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

　　●允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证。

　　●支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

　　●制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

　　(2)外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。

　　(3)凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。

　　●凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应通过“明细权限”去作进一步的设置。

　　●出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。

　　2.账簿设置

　　3.明细权限设置

　　例4-5：

　　设置“出纳凭证必须经由出纳签字”参数

　　2、设置部门档案

　　部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的作用在于：企业的收入、费用通常以部门为单位归集;提供职工薪资按部门统计;企业购置的固定资产需要按部门进行管理。

　　例4-6：

部门编码	部门名称	部门编码	部门名称
1	综合部	2	销售部
101	管理室	3	采购部
102	财务室	4	研发部

3、设置职员档案

　　职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况;按职员统计销售业绩;追踪订单等。

　　例4-7：

职员编号	职员名称	所属部门
101	张明	管理室
102	陈力	财务室
103	李南	财务室
104	刘阳	财务室
201	赵达	销售部
301	白方	采购部
401	周江	研发部

4、设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须设置客户档案。将企业客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。

客户编号	客户名称	客户简称	所属分类码	所属地区	地址
001	北京汇仁学校	汇仁学校	01	04	北京市海淀区上地路1号
002	大连海光公司	大连海光	02	04	大连市红河区花园路6号

　　5、设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。

　　例4-9：

供应商编号	供应商名称	供应商简称	所属分类码	所属地区	地址
001	北京万明公司	北京万明	03	04	北京市朝阳区十里堡8号
002	北京利源公司	北京利源	02	04	北京市海淀区开拓路9号