第五节 会计电算化档案管理的基本要求
一、会计电算化档案管理概述
会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。
二、记账凭证的生成与管理
打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证立卷归档管理。
记账凭证的生成有两种方式：
1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。
2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。
三、会计账簿和报表的生成与管理
会计账簿和报表生成后定期打印，视同手工账和报表立卷归档。此外还有一些特殊规定：
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。如果每天业务少，可以按旬打印输出。
2.一般账簿按年打印，业务量大的，如电子账记录满一个整页，可先打印输出整个账册。
3.在保证账簿清晰的条件下，打印机打印输出的账簿中表格线可适当减少。
4.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都在存储在计算机内的情况下，总分类账可以用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
5.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计单位保存的单位，如果不在定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。
6.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财会部门保管1年。
7.档案原件原则上不得外借。
8.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、会计电算化档案的基本要求
1.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
2.会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。
3.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。
4.会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。
5.对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
6.对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
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