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三、正确使用文种
能否正确选用文种，事关党政机关公文的严肃性和权威性问题。应正确认识文种在公文中的重要地位、作用，掌握文种的含义、适用范围、基本属性和特征，以及各文种之间的相互关系，严格按照《党政机关公文处理工作条例》中的规定和要求正确选用文种。否则，可能会错误使用公文，或者给收文机关的公文处理工作带来很多麻烦与不便。
(一)依据法规的规定和要求正确选用文种
《党政机关公文处理工作条例》是法规性文件，对各级党政机关公文处理工作具有很强的指导性和普遍约束力。起草公文时不得随意使用《党政机关公文处理工作条例》规定以外的文种(如方案、计划、要点、总结、纲要、建议、答复等)。
(二)依据发文机关的职能权限正确选用文种
从《党政机关公文处理工作条例》所列的15个文种的适用范围可以看出，选用何种文种行文是有条件的，要与发文机关的地位和职能权限相符，切不可乱用，不可超越职权。例如，公告虽属于告知性的名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是只有党和国家才有资格使用它，而目前那些令人眼花缭乱的“招生公告”、“招干公告”、“征订公告”、“开业公告”等，它们的作者或发文单位(如报社、杂志社、出版社、商店、学校等)无权代表国家，不能随便乱用“公告”。
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