秘书二级辅导资料

　　留学群秘书资格考试栏目小编们精心为广大考生准备了“五级秘书2017辅导资料：中文速录概况”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。

　　一、中文速录的应用情况

　　本世纪中叶以来，由于录音机性能日臻完善，各种电子语言文字处理设备的普及应用，发达国家的手写速录应用范围确已有所缩减。而中文速录的应用范围，从清末的资政院、民初北洋政府国会、广州南京的国民党政府一直到人民共和国的四十年，始终局限于政权机关内部，而且主要是在中央国家机关一级，至于一般企事业单位、省市以下的政府机关基本上均未得到应用。另一方面，一般人都认为最需要使用速录的是机关单位的秘书和记者、编辑等文字工作者(今天在美国仍把速录列为秘书应会的九种职业技能中的第二项，在香港招聘英文秘书，会使用速录仍是主要的条件，对外国的新闻记者来说速录则是他们基本的职业技能)，可是在我国从事秘书、新闻工作的人，会使用速录的如凤毛麟角。目前少数高等院校的文秘专业、新闻系科也没有普遍开设速录课，有的效果也不理想，学生对之也并不重视(复旦新闻系，解放前速录曾经列为三年级必修课，现在的新闻学院列作选修课。)，因为国家并不要求他们必须会使用速录。中国人民大学出版的《秘书工作》是一部厚达数百页的专著，其中谈到速录部分只寥寥几十个字。中文速录的现状于此可见一斑。

　　二、中文速录能为文学创作服务吗?

　　利用速录口授写作是国外速录应用的一个重要方面(这里专指文学作品)。俄国作家陀思妥耶夫斯基的长篇小说《赌徒》是只用 26 天时间，由作家口授给速录员写成的。苏联著名作家西蒙诺夫，以描写第二次世界大战期间斯大林保卫战争为中心题材的长篇巨著《日日夜夜》，是由作家的女速录员根据其口述写成的。曾获诺贝尔文学奖以描写中国题材著称的美国作家赛珍珠女士，一生中的很多作品是在速录员的帮助下完成的。十九世纪英国大作家狄更斯则更是本人精通速录，并直接使用速录起稿写成了大量的文学作品。

　　从我国的情况来说，完全使用速录记述写成的书，一部是孙中山的《三民主义》、(张才式速录黄昌谷记录)，另外一部是《中西文化及其哲学》，这部学术名著是由已故著名语言学家罗常培，用在他早年还是北洋政府的一名速录员时，记录的粱漱溟的讲学稿整理而成。这两部书应该说是我国早期速录应用的里程碑，但都不是文学作品。“五四”以来的新文学作品还没有哪一部是利用速录写成的。

　　由于汉字是表意文字，使用速录比较适合于时事政治或一般社会科学内容的记录，这类性质的演讲，记录下的口语与所构成的书面文字容易一致，而纯粹口语化的文学作品(如小说)使用速录记述就要困难得多。这就是为什么速录教学单位对高年级同学锻炼速度(包括一些速录比赛)选用的朗读材料基本上都是时政类文件的缘故。而拼音文字(一字一音语文一致)则没有如汉字(绝大多数是同音字)那样有口语与书面文字的差别(这种差别有时甚至还很大)。

　　五十年代初期，我曾就此请教过著名作家巴金、翻译家姜椿芳，以及上海文联研究室的同志，他们表示除了上述原因外，还有一个作家写作习惯与利用速录密切合作的困难，因为一部小说不可能“一气呵成”，写作中，作家有时沉思，有时则文思泉涌，有时需要参照前文重新修改，有时要对某一语词反复推敲，这些情况都是在边写边改中出现的，如果利用速录口述写作只有待速录员整理成文字后，作家才能考虑如何修改的问题，这时原来的文...

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　　2016年秘书资格考试辅导资料

　　一、办公室管理工作程序的含义和内容

　　所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。

　　办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件;将程序用文字或图表表述出来;设计统一程序等。

　　二、办公室管理工作程序设计原则

　　三、办公室管理工作控制的含义和内容

　　办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。

　　办公室工作控制的内容主要有：(1)数量控制;(2)质量控制;(3)时间控制。

　　四、办公室工作简化的目标

　　办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有：(1)建立责任制，实行权责一致原则，减少相互推诿，相互扯皮;(2)将办公费用降到最低;(3)建立最有效的文件批阅传送程序;(4)缩减行政人员、办公室空间和资金;(5)在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员;(6)保证办公室管理达到自身目标。

　　五、办公室管理工作简化的意义

　　办公室管理工作简化的意义表现在：

　　1、 它从整体上提高办公室管理工作的效率

　　2、节省人力、物力和办公开支

　　3、通过办公室工作系统的测定分析，为上级管理者提供咨询，帮助他们做好管理和决策

　　4、在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念，使办公人员心中时刻有效率观念

　　六、档案利用工作的方式

　　档案的利用工作一般有如下几种。

　　为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。

　　在提供利用时，要正确处理利用和保密之间的关系，避免泄露机密。

　　七、开设阅览室

　　开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室，直接向用户提供信息的一种服务方式。

　　开设阅览室必须具备一定的条件。

　　1、人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力，了解所藏档案的成分和位置，熟练掌握各种检索工具，能协助用户满足其利用需求。

　　2、物质条件。阅览室应具备服务台、阅览...

　　秘书四级考试就要开始咯，赶快复习起来吧，留学群竭尽全力为各位同学准备了“秘书四级资格考试2017辅导资料”，希望对各位考生有帮助。

　　1、内存储器： 随机(RAM)断电后，RAM中数据会丢失 只读(ROM)不因断电丢失数据

　　2、外存储器：硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备

　　3、硬盘使用注意事项：

　　①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。

　　②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。

　　4、常用光盘三类：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘

　　5、显示器两大类：阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护： ①注意防磁

　　②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜，设密码) ③显示器窗口不得朝向门

　　6、计算机软件系统 系统软件 应用软件

　　操作系统(OS)：DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。

　　7、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。 热启动：①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键

　　8、“死机”处理：唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主有二：①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。

　　9、清理磁盘步骤：操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定”按钮。

　　10、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”，会出现“磁盘碎片整理程序”对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。

　　11、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性

　　12、病毒防治：①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。

　　13、菜单的约定：

　　①命令后“„”。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。 ②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。

　　③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。

　　④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。

　　14、选取文件或文件夹：

　　要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘，可以按下“Shift”键连续移动光标，则光标所经过区间的所有对象都被选中。

　　15...

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　　2016年秘书资格考试(五级)辅导资料

　　会展的概念与类别

　　会展是经济行为的会议和展览，是既有市场性又有展示性的经济流通形式。在西方国家，会展英文简写为“MICE”，4个字母分别是公司业务会议(meeting)、奖励旅游(incentive travel program)、团体组织会议(convention)和展览(exhibition)4个英文单词的第一个字母组合。会展的两个组成部分的侧重是不同的：会议侧重于信息交流，可以是经济行为，也可以是政治、科技或文化行为;而展览侧重于产品展览和技术交流，主要是经济行为。

　　一、会展从性质上分有贸易性和消费性两种

　　(1)贸易性展览

　　它是制造业、商业等行业举办的展览，其主要目的是洽谈贸易、推广技术和交流信息。贸易性的展览主要是对工商业开放。

　　(2)消费性展览

　　它的主要目的是展出消费晶，直接销售，是对公众开放的展览。

　　将两种性质的展览功能合二为一的展览称作综合性展览，经济越发达的国家和地区，对两种展览的功能分得越清晰。

　　二、会议与会见、会谈的区别

　　会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士见身份较低者，或是主人见客人，一般称为会见。凡身份较低的认识见较高者，或是客人见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性3种。企业常用的会见主要是社交礼节性和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。

　　会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强。在企业中主要指商务谈判和业务会商。

　　三、会议与会见、会谈在对象、内容、功能、程序上存在明显区别：

　　(1)对象不同。会议可以是内部的也可以是涉及外部的。

　　而会见、会谈的对象一般是组织外部的，并与本组织有关的人员。

　　(2)内容不同。会见的内容礼节性、事务性较强;会谈的内容经济性、利益性较强。而会议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

　　(3)功能不同。会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。人们通过会议可以达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

　　四、会议标识的样式

　　(1)会议主席台背板的样式

　　(2)会议签到处的指示标识样式

　　(3)会议报到处的标识样式

　　五、会议证件的样式

　　会议证件的样式有很多，我们可以根据需要来选择。会议证件的样式主要有以下几种：

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　　记忆

　　一、记忆模型(四个记忆模型)

　　1、多重存储模型的特点、内容

　　多重存储模型：第一次系统地说明了记忆系统的结构和记忆的过程。该模型假设，记忆由三种记忆存储构成，即感觉记忆、短时记忆和长时记忆。由于特别强调短时记忆和长时记忆分开存储，所以，该模型有时也称作双重记忆模型。按照Atkinson和Shiffrin的假设，短时记忆中的材料按听觉或声音特性编码，而长时记忆中的材料按语义和意义特性编码。

　　短时记忆中的材料按听觉或声音特征编码，而长时记忆中的材料按语义或意义特征编码。

　　工作记忆：是我们完成认知任务时，对信息进行暂存储和操作的一个记忆系统。工作记忆不单单是一个被动的存储器。相反，对信息操作的强调意味着，工作记忆更象是一个工作台。在这个工作台上，材料持续地得到处理、结合和转化。

　　2、加工水平途径：也称加工深度途径，这种途径假设，人们加工材料的方式，影响后来的回忆效果。同浅的感觉加工相比，深的意义加工，产生更永久的记忆保持。

　　两种任务能产生特别强的记忆保持，一个是被试自己产生材料，另一个是被试判断目标项目是否和自己有关。与这两种任务相应的两种效应，一个叫做产生效应，一个叫做自我参照效应。

　　产生效应：是指被试在产生条件下的回忆成绩更好。许多实验都观察到这种效应。实验以英文单词为材料，并且使用了两组被试。一组被试完成产生任务，另一组被试完成大声朗读任务。结果发现，产生任务条件下，被试后来的回忆成绩更好，即出现了产生效应。

　　自我参照效应是指当人们尽力将信息和自己相联系时，回忆出的信息更多。实验要求被试从词的物理特性、听觉特性、语义特性或自我参照等四个角度，对词表进行加工。前三种加工角度经常用于加工水平研究领域，第四种角度要求被试判断一个特定的词能否用到自己身上。当人们联系自身加工或考虑一个词时，该词的记忆效果最好。

　　自我参照效应完全可以用到广告设计中。而且同语义任务、物理属性任务相比产生了最好的回忆。

　　3、Tulving模型

　　Tulving的记忆模型把注意力集中在记忆中所存储的材料的性质上。Tulving发表过一篇题为“情节和语义记忆”的论文。

　　Tulving最初的模型，只是区分了两种记忆，即情节和语义记忆、程序性记忆;后来他又加进了程序性记忆。他也强调短时记忆构成了一个分开的记忆系统。

　　Tulving(1972)认为，情节记忆中存储着关于事件发生时间以及事件之间关系的信息。这种信息与个人经历密切相关。情节记忆不仅储存着过去发生的事件，还储存着将来发生的事件以及记忆测验上的项目表。

　　语义记忆是指被组织起来的一般知识，它包括相当稳定的知识结构，包括关于词的知识，也包括许多不容易用词来表达的我们所知道的东西。

　　情节和语义记忆集中在事实信息上。

　　程序性记忆是关于如何做某事或关于刺激和反应之间联系的知识。程序性知识经常难以用语言来描述，从发展的角度看，程序性知识在婴儿期最先发展，接着是语义知识，最后才是情节记忆。

　　老年痴呆受损顺序：情节记忆-语义记忆-程序性记忆。

　　4、平行分布加工途径

　　二、外...

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　　2017年秘书资格证考试辅导资料：秘书知识素养

　　一、基础知识

　　1. 科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

　　2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

　　3. 政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

　　二、专业知识

　　是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

　　1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论， 也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

　　2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

　　3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

　　三 相关知识

　　秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

　　1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

　　2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

　　3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

　　4 心理学知识。

　　四 社会知识

　　国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

　　国内知识，国情，民情，民俗，民风等

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　　记忆

　　一、记忆的定义

　　记忆是过去的经验在头脑中的反映;

　　凡是过去感知过的事物，思考过的问题，体验过的情绪，操作过的动作，都可以以映象的形式储存在大脑中，在一定条件下，这种映象又可以从大脑中提取出来，这个过程就是记忆。

　　记忆的种类

　　形象记忆：对感知过的事物形象的记忆;

　　情景记忆：对亲身经历过的，有时间、地点、人物和情节 的事件的记忆;

　　情绪记忆：对自己体验过的情绪和情感的记忆;

　　语义记忆：又叫语词–逻辑记忆，是用语词概括的各种有组织的知识的记忆;

　　动作记忆：对身体的运动状态和动作技能的记忆。

　　记忆的三个过程

　　识记、保持、回忆或再认三个过程。

　　知识经验在大脑中储存和巩固的过程叫保持;

　　从大脑中提取知识经验的过程叫回忆，又叫再现;

　　识记过的材料不能回忆，但在它重现时却能确认是自己接触过的材料，这个过程叫再认;

　　记忆的特征：

　　遗忘及遗忘规律

　　对识记过的材料既不能回忆也不能再认的现象，或者发生了错误的回忆或再认都叫遗忘;

　　1885年德国心理学家艾宾浩斯对学习记忆进行大量的实验研究，是记忆实验研究的创始人;

　　遗忘的进程：先快后慢、先多后少;

　　后人用他的实验数据画出的保持量与间隔时间关系呈负加速型的曲线就是著名的遗忘曲线。

　　艾宾浩斯

　　(1850~1909)，德国实验心理学家，1850年1月24日生于波恩附近，17岁入波恩大学学习历史和语言，后又到哈雷大学和柏林大学学 习哲学，1873年获博士学位。1880年起相继在柏林大学、布雷斯劳大学和哈雷大学任副教授和教授。直至1909年2月26日在哈雷逝世。

　　艾宾浩斯在柏林大学和布雷斯劳大学分别建立了心理学实验室，在哈雷大学则将原有的实验室加以扩充。1890年和A.柯尼希合创《感官心理、生理杂志》。

　　艾宾浩斯致力于用实验的方法研究较高级的心理过程-----记忆。于1885年出版《记忆》一书。其研究方法对此后记忆的研究，乃至整个心理学的实验研究都产生了深远的影响。

　　为了在实验中使用的材料对所有的被试者来说难度都一样大，他制作2000多个无意义音节。他以一次能够正确回忆学习材料所需要的学习遍数，作为 测量记忆效果的指标，这叫完全记忆法。他还用达到学会标准后，间隔不同时间再来学习原来的材料，达到学会的标准所节省的学习时间或学习的遍数，作为测量记 忆效果的指标，这叫节省法或叫重学法。他比较了学习无意义的材料和有意义的材料，以及不同长度学习材料的学习速度;考察了过度学习、集中学习和分散学习的 效果。后人用他的实验结果绘制的，不同间隔时间对记忆保存量影响的曲线，就叫做艾宾浩斯保持曲线。他发明的填充实验后来被广泛地运用于智力测验和作业测 验。

　　表象

　　表象的定义

　　表象是过去感知过的事物的形象在头脑中再现的过程，在头脑中所出现的事物的形象也可叫表象。

　　实际上表象就是在记忆的分类中所讲的形象记忆 ;

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　　2016年四级秘书资格考试辅导资料

　　营造健康、安全的办公环境

　　一、安全检查的内容

　　工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。

　　二、办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

　　1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患。

　　2、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。

　　3、办公家具方面的隐患。

　　4、办公设备及操作中的隐患。

　　5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

　　6、工作中疏忽大意造成失密的隐患。

　　7、火灾或消防中的隐患。

　　三、健康、安全办公环境的基本要求

　　1、办公区建筑必须坚固安全。

　　2、光线应充足。

　　3、温度要适宜。

　　4、布局应注意通风。

　　5、办公室空间及座位空问要适当。

　　6、办公室噪音要低。

　　7、办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

　　8、办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。

　　9、办公设备的安装、操作要符合要求。

　　10、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

　　11、办公室提供饮水并符合健康、安全要求。

　　12、办公区或办公室设置急救包，并定期更换。

　　13、建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。

　　14、室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

　　四、营造健康、安全办公环境的工作程序

　　1、确定安全检查周期，定期检查。

　　2、发现隐患，立即报告、排除。

　　3、发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

　　五、注意事项

　　1、上岗前应了解的办公场所的安全规定

　　(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。

　　(2)用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定。

　　(3)组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼...