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秘书资格经验：档案的转移
我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。
1、在转移之前计划好新的档案。
2、如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。
3、如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。
4、如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。
5、确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。
6、为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。
7、在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。
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秘书资格备考指导：剪彩仪式
一、周到细致地做好剪彩仪式的准备工作
1、场地的布置
环境的卫生、灯光与音响的准备、媒体的邀请、人员的培训等等，必须认真细致，精益求精。
2、用具的准备
剪彩仪式上有些必备用具，诸如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘及红色地毯等，要仔细地进行选择与准备。红色锻带，按照传统做法，应由一整块未曾使用过的红色绸缎，在中间结成数朵花团而成。红色缎带上所结的花团，不仅要行动、硕大、醒目而且具体数目往往还同现场剪彩者的人数直接相关。有两类模式可选择，其一是花团的数目比现场剪彩的人数多一个;其二是花团的数目比现场剪彩的人数少一个。前者可使每位剪彩者总是处于两朵花团之间，尤显正式。后者则不同常规，亦有新意。新剪刀，必须是每位现场剪彩者人手一把，而且必须崭新、锋利而顺手。白色薄纱手套，是专为剪彩者所准备的。在正式剪彩时，最好每人戴上一副白色薄纱手套，以示郑重其事。在剪彩仪式上所使用的托盘，最好是崭新、洁净的。通常道先银色的不锈钢制品。为显示正规，可在使用时铺上红色布或绸布。就其数量而论，在剪彩时，可以一只托盘集资向各位剪彩者提供剪刀与手套，并同时盛放红色缎带;也可以为每一位剪彩者配置一只专为其服务的托盘，红色缎带也专由一只托盘盛放。红色地毯，主要用于铺设在剪彩者正式剪彩时的站立处。其长度可视剪彩者人数的多寡而定，宽度则应在一米 或 一米以上。在剪彩现场铺设红色地毯，主要是为了提升仪式档次，营造一种喜庆的气氛。
二、慎重地选择剪彩人员
1、剪彩人员的组成
除主持人之外，剪彩人员主要由剪彩者与助剪者两部分人员组成。根据惯例，剪彩者可以是一个人，也可以是几个人，但一般不应多于五人。剪彩者多由上级领导、合作伙伴、社会名流、员工代表或客户代表担任。
2、主剪彩人的位置
若剪彩者仅为一人，则其剪彩时居中而立即可。若剪彩者不止一人时，则同时上场剪彩时位次的尊卑就必须予以重视。一般的规矩是：中间高于两侧，右侧高于左侧，距离中间站立者愈低，即主剪者应居于中央的位置。
3、助剪者
助剪者指的是在剪彩的一系列过程中从旁为其提供帮助的人员。一般来说，助剪者多由东道主一方的女职员担任。具体而言，又可以分为迎宾者、引导者、服务者、捧花者、托花者、托盘者。
三、有条不紊地安排剪彩的程序
一般来说，剪彩仪式宜紧凑，忌拖沓，在所耗时间上愈短愈好。短则 15 分钟，长则不宜超过 1 小时。剪彩仪式，通常应包含如下六项基本的程序：
1、请来宾就位
在剪彩仪式开始时，即应敬请大家在已排好顺序的座位上就座。一般情况下，剪彩者应就座于前排。若其不止一人时，则应使之按照剪彩时的具体的顺序就座。
2、宣布仪式正式开始
主持人宣布仪式开始后，乐队应演奏音乐，全体到场者应热烈鼓掌。此后，主持人应向全体到场者介绍...
“2016年秘书资格考试(二级)备考指导：办公事务和管理”一文由留学群秘书资格考试栏目整理，希望对广大考生有所帮助，如果您还想了解更多相关详情，请继续关注我们网站的更新!
2016年秘书资格(二级)备考指导：办公事务和管理
★ 档案信息安全
一、控制纸质档案的使用
档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。
把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。
二、控制缩微品档案的使用
缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：
1、将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。
2、不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。
3、缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。
4、存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
5、阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。
三、控制电子档案的使用
秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。
1、必须采取各种措施控制电子档案的使用
1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。
2.如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：
(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;
(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;
(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。
3、如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。
4、保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。
5、如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。
6、不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。
7、不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。
8、光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的...
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