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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年二级秘书考前重点记忆：督办工作”，预祝大家取得理想成绩哦!
1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;
2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;
3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;
4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;
5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。
办公设备采购、使用、报废工作
1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;
2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;
3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;
4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;
5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，
由院办公室统一办理报废手续。
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年二级秘书考前必备考点：办公空间”，预祝大家取得理想成绩哦!
办公空间定义：是一个组织开展正常经营活动所必需的，如何在适当面积的空间中获取组织的最大效益，是一个组织在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的。
1.办公室布局的类型
两种方法
(1)开放式布局。开放式布局就是将一个大的工作房间“切分”成多个相对独立的
工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开
展工作。
1)工作单元的摆设。开放式办公室中每个工作单元通常包括办公桌、椅子、电话、
计算机。工作单元之间用屏风、挡板、书架、文件柜等隔开，达到吸收噪声、遮挡视
线、区分不同岗位的目的。
2)开放式办公室的优点
①有利于沟通。
②有利于节省办公空间。据有关统计数据显示，开放式办公室布局设计所使用的面
积比传统的固定的墙壁间隔的办公室面积可减少20%～30%;同时它的灵活性很大，当
机构调整时，只需将工作单元的移动物体根据实际需要移动，便可确定工作单元的位
置。
③有利于办公设备共享。办公的集中化，使办公设备共享性得以提高，大大节约了办公费用的开支，提高了办公效率。
3)开放式办公室的缺点
①难保机密。
②干扰较大。
③缺乏私人空间。
4)适用性 开放式办公室布局，以其突出的优点被国内外广泛采用，特别是一些规模较大的公司、集团、企业都采用这种布局模式。
(2)封闭式布局。 分割成小单元
1)封闭式办公室的摆放。
2)封闭式办公室的优点
①有利于安全、保密。可以根据工作需要，随时锁门，确保安全，不易泄密。
②有利于集中注意力。相对安静的工作环境，没有外界的打扰，易于员工集中注意
力进行工作。
③有利于保护隐私。员工拥有相对独立的私人空间，有自己明确的办公室，不受领
导们的监督。
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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书资格考试(二级)：办公室管理工作程序”，预祝大家取得理想成绩哦!
1、办公室管理工作程序的含义和内容
所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。
办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件;将程序用文字或图表表述出来;设计统一程序等。
2、办公室管理工作程序设计原则
3、办公室管理工作控制的含义和内容
办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。
办公室工作控制的内容主要有：(1)数量控制;(2)质量控制;(3)时间控制。
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书资格考试(二级)重点考点”，预祝大家取得理想成绩哦!
开设阅览室
开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室，直接向用户提供信息的一种服务方式。
开设阅览室必须具备一定的条件。
(1)人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力，了解所藏档案的成分和位置，熟练掌握各种检索工具，能协助用户满足其利用需求。
(2)物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。
(3)制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度，明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续，以及其他相关事项。
阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单，档案管理人员根据调阅单填写情况，入库调档，取出所需文件，并在相应位置放上代理卡。
阅毕的档案应及时归还，认真清点。
办公室布置的原则
采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处，若不可能时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。
主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之处，以避免干扰其他部门。常用的设备与档案，应置于使用者附近，切勿将所有的档案，置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。
办公室管理工作简化
1、办公室工作简化的目标
办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有：(1)建立责任制，实行权责一致原则，减少相互推诿，相互扯皮;(2)将办公费用降到最低;(3)建立最有效的文件批阅传送程序;(4)缩减行政人员、办公室空间和资金;(5)在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员;(6)保证办公室管理达到自身目标。
2、办公室管理工作简化的意义
办公室管理工作简化的意义表现在：
(1) 它从整体上提高办公室管理工作的效率
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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年二级秘书资格考试复习笔记：秘书的类别”，预祝大家取得理想成绩哦!
•我们经常会遇到的秘书人员：
–打字员
–文书
–文员
–前台接待员
–内勤
–主管
–助理
–办公室主任
•按所服务的机构性质分类
政府秘书(机关秘书)
企业秘书
公务秘书
私人秘书
专业秘书(如医学秘书、法律秘书等专业要求较高)
通用秘书(主要做普适性工作，专业要求不高)
•按具体的工作内容分类
行政秘书
机要秘书
文字秘书
教学秘书
科研秘书
……
•按能力特长分类
参谋型秘书(善于出谋划策，解决问题的能力强)
办事型秘书(善于处理各类具体事项)
公关型秘书(沟通协调能力强，善于处理人际关系)
技术型秘书(从事专业性较强的技术工作，如档案管理、会议组织等)
秀才型秘书(擅长撰写文稿)
综合型秘书(能应对各项工作)
•从组织内部分工来分：
–行政秘书：协调组织能力较强;能协助领导处理行政事务。
–文字秘书：撰写文稿;能协助领导处理公文事务。
–机要秘书：从事机密文电处理、保管、传递工作;负责领导办公室的保密工作;承办领导交办的各项机密工作。
–通讯秘书：负责整个单位和领导的通讯工作
–事务秘书：负责单位的日常事务性工作，如接待、值班、车辆调度等。
–会务秘书：专门组织会议的秘书。
–生活秘书：为高级别的领导提供生活帮助和服务的秘书。
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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年二级秘书资格考试秘书的素养笔记”，预祝大家取得理想成绩哦!
(一)秘书的知识结构
•遵循广博和专业相结合的原则
•秘书知识结构层次
#基础层：自然科学、社会科学
#业务层：公文写作、计算机操作、英语、速记、 法律、财税、金融
#专业关联层：领导学、公共关系、心理学、组织行为、管理学、传播学等
#背景层：和本行业相关的方针政策、法律法规，时代对秘书的要求;本行业知识;本组织的信息。
1、基础知识
①科学文化基础知识：一般自然科学、社会科学知识;
②政治哲学类：世界观和方法论;
③法律政策类：相关的法律、政策要学习;
④外语类和计算机类
2、专业知识
秘书业务知识
3、行业知识
所在系统、行业的专业知识
政府机关——行政管理知识
工商企业——企业管理知识、市场营销知识
教育单位——教育学
军事……
医疗……
科学……
司法……
4、相关知识
管理学知识
公共关系学
心理学
社会学
经济学
政治学
传播学
礼仪学
……
(二)秘书的能力要求
例：陌生人来电索要领导的电话号码怎么办?
•不能挂断对方的电话
•不要断然拒绝
•不要迟疑为难
•转换方向：请对方留下联络方式。
(三)秘书的思想修养和职业道德(作风修养)
•理论修养
•思想作风
#全心全意为人民服务
#密切联系群众
#谦虚谨慎
#实事求是
#踏实细致，一丝不苟
#敏捷干练，讲究时效
#富于创造，勇于开拓
•什么是职业道德?
#职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行业规范
#秘书的职业道德规范：忠于职守;严守机密;恪守信用;文明礼貌;廉洁奉公。
#秘书职业道德的具体表现
兢兢业业：服务性，幕后，加班，随时，夜以继日，需要保密.
遵纪学法：明辨是非，抓住本质，学习并遵守法律、法规、政策，办文办事，工作质量。
尊重领导：服从领导，按领导意图办事，不能越权和擅自行动;爱护领导，帮助领导弥补不足，维护领导威信和团结。
严守机密：文档、领导、人事、事务、技术。
(四)秘书的性格与...
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