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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016五级秘书会议通知和委托书的样式”，预祝大家取得理想成绩哦!
(1)会议通知的内容应包括：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。
(2)会议通知格式多样，这里介绍常用的两种格式：便函式和卡片式。
会议证件的作用
会议证件一般有以下4个作用：
(1)证明身份。
(2)保证会议安全，控制人员出入。
(3)统计到会人数。
(4)维持会议的程序。
会议证件的类型主要有以下几种：
(1)代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权、选举权。
(2)列席证：能够到会旁听，但无表决权。
(3)工作证：只证明是大会的工作人员，在会议期间出人行走有一定的限制。
(4)记者证：只发给新闻媒体有关的工作人员、记者，持记者证在有些工作区域出入受到限制。
(5)来宾证：表明是主办方邀请的嘉宾。
会议指示标识的类型
会议标识是指在会议的准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，并了解会场周围的环境，使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。
(1)标识牌(或指示牌)。中、大型会议事先应划好区域，。贴上标识牌，使与会者顺利入座，并能够很方便地找到签到处、贵宾室、饮水处、洗手间等。
(2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂，为了使参会的单位入场、退场井然有序，事先划出区域图，并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签，并标示于区域图上。
(3)名签与台签。在主席台和签到处等地方要摆放各种名签或台签，以标明人员的身份或办事机构的名称。
与会者
与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体，因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，参加会议的人数越多，
表明该会议的规模越大。会议成员一般可以分为3种资格，资格不同，在会议中的权利和义务也不同。
(1)正式成员
正式成员是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员。法定性会议的正式成员参加会议的权利受法律、法规和有关议事规则的保障，同时正式成员也必须履行相关的义务。正式成员享有以下权利：
①正式成员有发言、动议、提案和参加讨论的权利。
②正式成员有会议表决权。
③正式成员有选举权。
正式成员应履行的义务是：
①正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。
②正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务，应该出席而未出席者，其义务不应当减免。
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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016五级秘书基础知识点：接电话的方法”，预祝大家取得理想成绩哦!
1、“响铃不过三”;2、接电话的问候语;3、如果来电要找的人不在或因开会不能来接电话，秘书可有三种选择;4、记录并引用对方的名字;5、接电话的语调;6、排除干扰;7、做好电话记录。
接电话的注意事项
1、接听电话时应使情绪调整稳定后用愉快的声调交谈;2、接听电话不可声音过大、离话筒太近会产生过重气流声;3、与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话;4、正与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话;5、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辨和随意承诺，而应先致歉意然后通过相关手续解决问题;6、如果此时不便谈话，应直言相告，表示稍候再回电话，并说明回电话的准确时间，决不可失言;7、切忌不可看人行事，只凭对方的身份和地位而决定接或者不接，这是很不恰当的行为。
办公环境
一、为了维护好安全的工作环境，每一名秘书都要树立安全意识，做到：
1、学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。
2、上岗前学习了解有在安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。
3、主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。
4、发现工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。
5、按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。
二、上岗前应了解的办公场所的安全规定包括：
1、国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《劳动法》;
2、用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定;
3、组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。
礼貌送客
(1)主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘;
(2)为客人开门;
(3)送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别，如送到大门口，要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去;
(4)和上司一起送客时，要比上司稍后一步;
(5)马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。
接待预约来访者的工作程序
(1)以良好的公司形象迎侯来访者，当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问侯;
(2)了解来访者约定见面的部门或人员;
(3)如果来访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者;
(4)如果来访者比约定的时间来的早，请其入座，款待饮料，递送书报以排遣时间，或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷淡，待离约定时间前5至10分钟，再执行第(3)条;
(5)按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开前返还宾客卡;
(6)正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往;
(7)来访者离开时，应礼...
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016五级秘书考试重点考点：文书登记”，预祝大家取得理想成绩哦!
(一)相关知识
1.文书登记的含义
文书登记是在文书登记簿上记录文书的来源、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证文书的收发和办理。
2.文书登记的形式
(1)簿式登记。用预先装订成册的登记簿进行登记。
(2)卡片式登记。用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。
(3)联单式登记。采用一次复写两联或两联以上的方式进行交书登记。
3.文书登记的要求
(1)按登记簿所列内容逐项登记。
(2)不能漏登、错登。
(3)字迹清楚、工整、规范。
(4)不可随意涂抹。
(二)示例分析
2006年5月，天地公司收到一封客户来信，信中说：“曾于去年年底给贵公司写信，反映产品售后服务存在的问题，并提出建议，至今未见回音，希望能尽快给予答复。”公司领导阅后批示要求查找原信。经询问当时经手的人员，都说有印象，可把登记簿看了个遍，也没有关于这封信的记录，翻箱倒柜找不到这封信，谁都不知道这封信的去处。此事受到领导的严厉批评。
点评：登记是核对与交接文书的凭据，可以记录文书的来往和处理情况，控制文书的运转，明确交接责任。因此，秘书要加强责任心，重视对来件的登记，避免由于信件漏登，而无
法了解信件的接收者、传递情况和处理情况。
(三)工作程序
1.确定登记范围
凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。
2.选择登记方法
选择登记方法，要考虑各种登记形式的特点。簿式登记容易保存，适合按时间顺序进行流水登记，应用比较广;卡片式登记便于多人同时登记，利于分类查找，但容易散乱丢失，分类不当不便查找，主要为中型单位采用;联单式登记能够减少重复登记的手续，提高办文效率，但不便于保管和整理，个别单位采用这种形式。
秘书要根据各种登记形式的优缺点，针对单位的具体情况，选择本单位适宜的登记方法，以利于发挥登记的作用。
3.填写登记表
(1)收文登记簿的填写
登记项目包括：收文时间、来文单位、信封号、缓急程度、来文序号、密级、内容(标题)、份数、处理隋况、处理时间、处理人等。
(2)发文登记簿的填写
登记项目包括：发文时间、发文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数和发文编号等。
(3)收文登记卡的填写
登记项目包括：收文时间、来文单位、来文号、收文单位、标题和处理结果等。
(4)联单的填写
登记项目包括：收到日期、时间、发信人、收信人、发信日期、主要内容、处理情况及日期等。
(四)注意事项
1.联单的保存
采用联单式登记，文书收受人员和登记人员可在不同时间、不同地点分别填写。填写完的联单，一联保存，另一联...
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书五级考试接站的相关知识”，预祝大家取得理想成绩哦!
1.接站的准备内容
会议的性质与规模不同，接待的要求、程序和规范也不同。
2.接站的车辆安排
要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆，也可是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有，都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求，如：提前到达接站地点，注意交通安全，接站时注意接待礼貌，注意接站时前后车辆的衔接等。
接站的工作程序
(1)先搜集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间，并将其编制成一目了然的表格，并统一协调。
(2)根据总表的信息，安排接站的车辆和人员。
(3)对安排的人员进行培训和要求。
(4)接站人员要火手一份与会代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。
(5)要有统一的指挥调度系统，明确交通工具的班次和具体的时间地点，并要掌握与会议代表的联络方式。
(6)对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。
接站的注意事项
1.接站的分工和要求
(1)接站的分工
(2)接站工作的要求
要做到准确无误地接送，就要做好充分的准备：
①要掌握代表的名单及抵离的准确时间。
②要备有足够用的车辆。
③要有良好的指挥调度，人车要值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表。
④所有车辆和人员要按时间、路线接送。
2.报到工作的内容
报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。
为了醒目，一般在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。
(1)秘书人员应在与会者到达报到地点时热隋礼貌地接待。
(2)在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。
(3)负责报到接待人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎，在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。
(4)、必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。
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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书资格考试(五级)考点：会议室的分类”，预祝大家取得理想成绩哦!
(1)外部会议室
外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所。企业应综合考虑各种因素，选择恰当的外部会议室。
①会场位置必须让上司和与会者方便前往。应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑交通便利。
②会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议场地不妨大些。
③场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、白板、放映设备、录音机、投影器、计算机、麦克风等。
④场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”。还包括室外的各种噪音，应将手机、呼机关闭或改为振动，并谢绝访客参观。因此应在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
⑤选择会址的环境要整洁、明亮、空气流通，并有益于会议的安全和保密。
⑥选择会议地点应考虑有无停车场所。
⑦场地租借的成本必须合理。
(2)内部会议室
大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。
内部会议室的特点
企业召开会议通常以内部会议室为首选的会议地点，一般只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需求时，才考虑使用企业之外的会议场所。
(1)方便快捷，手续简单
利用内部会议室无需事先考察、选择，只要向有关的行政部门提出申请，预先登记即可。参会人员可以节省路上所费的时间，同时可兼顾正常的工作。
(2)节省了场地和设备的租用费用
选择企业外部会议室，会提高会议的成本，.降低企业的经营效益。而利用内部会议室可以提高企业自身的资产利用率，同时对会议所需的设备也能够更好地控制。
(3)易分散注意力
内部会议室易营造轻松、和谐的气氛，但易受各种干扰因素的影响。例如，在会议中间人员进进出出、找人、接听电话等，因此更需强调会场的要求和纪律。
预定会议室的程序
(1)确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
(5)提前到达会场分发资料和用品，并负责签到。
内部会议室的管理
(1)内部会议室的布置
①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。
②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数...
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016秘书资格考试(四级)反馈会议信息考点讲义”，预祝大家取得理想成绩哦!
(一)反馈会议信息的内容与要求
1.反馈会议信息的内容
反馈会议信息的内容是：
(1)反馈会前信息;
(2)反馈会中信息;
(3)反馈会后传达落实的情况。
2.反馈会议信息的要求
反馈会议信息的要求是：
(1)注意点面结合、正负反馈结合;
(2)目的要明确;
(3)充分重视会议的反馈信息沟通。
(二)反馈会议信息的工作程序
布置会议信息收集工作→会议信息的搜集渠道的选择和建设→建立定期的会议信息反馈制度→做好会议信息的反馈汇报工作→抓好会议反馈信息的落实工作。
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016秘书资格考试(四级)会议文件资料收集整理的要求”，预祝大家取得理想成绩哦!
(一)收集整理会议文件资料的要求和内容
1.收集整理会议文件资料的要求
(1)确定会议文件资料的收集范围。
(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。
(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
(4)收集会议文件要履行严格的登记手续。
(5)收集整理过程中要注意保密。
2.需收集整理的文件资料
需收集的会议文件资料包括：
(1)会前准备并分发的文件：
(2)会议期间产生的文件;
(3)会后产生的文件。
(二)会议文件的立卷归档
1.会议文件立卷归档的意义
(1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。
(2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。
(3)保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。
(4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
2.会议文件立卷归档的范围和分工
(1)会议文件立卷归档的范围
根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档的范围是：
◆与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。
◆上述会议的参考文件资料。
◆上述会议的出席、列席、分组名单。
◆上述会议的议程、日程和程序。
◆上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。
◆上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。
◆领导在上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿。
◆上述会议的选举材料。
◆上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。
◆上述会议的证件。
◆上述会议的记事表。
◆上述会议的总结情况。
◆会议总结。
◆与会人员名单、联系方式。
◆其他有关资料。
此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。
(2)会议文件立卷归档的分工
进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。
3.会议文件立卷的基本原则和方法
(1)会议文件立卷的基本原则
会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。
(2)会议文件立卷的方法
会议文件立卷的方法有：①编制案卷目录;②灵活运用文件的特征立卷...
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016四级秘书考前精选复习笔记：做好会议的记录工作”，预祝大家取得理想成绩哦!
1.会议记录的内容
会议记录的内容有：
(1)会议描述;
(2)与会者姓名;
(3)缺席者请假条;
(4)宣读上次会议记录;
(5)在会议记录中产生的问题;
(6)通讯记录;
(7)一般事务;
(8)其他事务;
(9)下次会议日期;
(10)主席签名。
2.会议记录的要求
会议记录的要求是：
(1)速度要求;
(2)真实性要求;
(3)资料性要求。
3.会议记录的结构和写法
会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
(1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。
(2)正文。首部+主体+结尾。
(3)尾部。右下方写明“主持人：(签字)”;“记录人：(签字)”。
4.会议记录的注意事项
(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。
(2)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议
主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。
(3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。
(4)可设计一张表格来记录会议上的信息。
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2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016四级秘书考前冲刺考点：做好会议的简报工作”，预祝大家取得理想成绩哦!
1.会议简报的内容
会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2.会议简报的要求
会议简报的要求是：
(1)真实准确;
(2)短小精悍;
(3)快;
(4)生动活泼。
3.会议简报的结构和写作要求
会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。
2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了，留学群秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书资格考试(四级)精选考点”，预祝大家取得理想成绩哦!
1、 应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书
2、行政公文13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种
行政无：指示(取消)、决议、公报、条例、规定 党机关无：命令、公告、通告、议案 行政增加(新)：意见
3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 4、草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二〇〇八年
5、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。
6、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发
下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
7、复核重点：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。 8、应用文四要素：材料、主题、结构与语言 材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞
9、占有材料的要求：时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面。
10、选择材料原则：①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料。
11、使用材料注意：①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度
12、确立主题的依据：①写作目的;②材料本身的意义
13、对主题的要求：①正确;②深刻;③新颖(举措、例证、词语);④集中。
14、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种”
请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用“关于”(如办法、条例等)
15、开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式
目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的;也常用“根据”等句式表明行为依据。(通告、通知、计划、招标书、投标书)
引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文
16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。
17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题
18、结尾：强调式、期求式、希望式(表彰、批评)、说明式、秃尾
19、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一
20、运用语言的标准：准确、简洁、平实(质朴)
21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据„„决定，根据„„特通告如下，依据„„公告如下;为了„„现决定;为„„通告如下，现就„„问题请示如下;现将„„(情况)报告如下，现就„„问题请示如下;
现将„„(情况)报告如下，现...
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